Aufstellung des Jahresentgeltnachweises

Anleitung für die Branche Bergbau gültig ab 01.01.2007 (in der Fassung vom 01.01.2012)

Die Beiträge zur Berufsgenossenschaft richten sich nach dem Finanzbedarf (Umlagesoll), den Arbeitsentgelten der Versicherten und der Unfallgefahr (Gefahrklassen) in den Unternehmen (§ 153 Sozialgesetzbuch - SGB - VII).

Am Ende eines Kalenderjahres stellt die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie über ihr Extranet (Mitgliedschaft und Beitrag Þ Extranet Þ Bergbau) einen elektronischen Entgeltnachweis und einen maschinell vorbereiteten Papierentgeltnachweis zur Versendung zur Verfügung, von denen einer von den Unternehmen binnen 6 Wochen nach Ablauf des Kalenderjahres - bis zum 11.02. - ausgefüllt zurückzugeben ist (§ 165 Abs. 1 SGB VII und § 29 der Satzung).

 Die Nachweiswerte (Arbeitsentgelte, Beschäftigte, Arbeitsstunden) sind auf ganze Jahressummenzahlen auf- bzw. abzurunden. Der Betrag wird nur dann um 1 erhöht, wenn sich in der ersten Dezimalstelle eine der Zahlen 5 bis 9 ergeben würde (§ 187 Abs. 3 SGB VII).

Die Angabe der beschäftigten Personen, der geleisteten Arbeitsstunden und der anderen Nachweiswerte dient statistischen Zwecken - insbesondere der Aufstellung des Unfallverhütungsberichtes der Bundesregierung (§ 25 SGB VII).

 Die geleisteten Arbeitsstunden bilden außerdem eine Grundlage bei der Berechnung der Beitragszuschläge und –nachlässe nach § 162 Abs. 1 SBG VII in Verbindung mit § 31 der Satzung (Anlage 2 der Satzung der BG RCI).

 Die Entgeltnachweise werden im Rahmen der Beitragsüberwachung (§ 166 SGB VII und §§ 29/30 der Satzung) geprüft.

Wenn ein Unternehmen zu mehreren Gefahrklassen veranlagt ist, sind entsprechend getrennte Aufzeichnungen zu führen.

 Die Aufbewahrungszeit der Entgeltunterlagen beträgt 5 Jahre nach Ablauf eines Geschäftsjahres (§ 165 Abs. 4 SGB VII, § 29 Abs. 2 der Satzung).

 Vorsätzliche oder fahrlässige Verstöße gegen Nachweispflichten sind Ordnungswidrigkeiten (§§ 209 Abs. 1 Nr. 5 und 7 SGB VII, 53 der Satzung).

Arbeitsentgelt sind alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus der Beschäftigung, gleichgültig, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden (§ 14 Abs. 1 Sozialgesetzbuch - SGB - IV). Nachzuweisen ist der Bruttolohn, und zwar auch dann, wenn ein Nettolohn vereinbart ist (§ 14 Abs. 2 SGB IV).

Bei der Ermittlung des nachzuweisenden Bruttoarbeitsentgeltes ist aber zu beachten, dass einmalige Einnahmen, laufende Zulagen, Zuschläge, Zuschüsse sowie ähnliche Einnahmen, die zusätzlich zu den Löhnen oder Gehältern gewährt werden, nicht zu berücksichtigen sind, wenn sie lohnsteuerfrei sind. Ausnahme: Lohnsteuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. Sie sind nachzuweisen (§ 3 der Arbeitsentgeltverordnung vom 18.12.1984 - BGB1 I S. 1642, 1644 - ArEV -). Die Verordnung regelt außerdem noch in § 2, unter welchen Voraussetzungen pauschal besteuerte Beiträge/Zuwendungen und andere Einnahmen dem Arbeitsentgelt nicht zuzurechnen sind (zu vgl. Arbeitsentgelt-Verordnung - Anlage 2).
Einmalige Einnahmen sind im Kalenderjahr des Zufließens zu berücksichtigen (z.B. Tantiemen).

Zahlungen an ausscheidende Betriebsangehörige sind möglichst im letzten Entgeltabrechnungszeitraum des Beschäftigungsverhältnisses zu berücksichtigen, wenn sie diesem Zeitraum zuzuordnen sind. Dagegen bleiben nach Abkehr vergönnungsweise weitergezahlte Entgelte ebenso unberücksichtigt wie die nach Beendigung des tatsächlichen Beschäftigungsverhältnisses arbeitsrechtlich noch weiterzuzahlenden Bezüge.

Bei Freistellungen anlässlich von Ratssitzungen, für die Tätigkeiten als Schöffe oder für das Rote Kreuz u.ä. bleiben die vorgelegten und später erstatteten Arbeitsentgeltbeträge unberücksichtigt. Abstellungen in andere Betriebe unterliegen dieser Regelung aber nicht.

Sachbezüge sind in Höhe des Steuerwertes (der mit dem jeweils gültigen Sachbezugswert übereinstimmen muss) dem Arbeitsentgelt zuzurechnen.

Altersteilzeitentgelte, die bei unwiderruflicher Freistellung von Arbeitsleistung gezahlt werden, sind unverändert nachweispflichtig. Bei der Aufstellung des Jahresentgeltnachweises sind diese Beträge unter dem kaufmännischen und verwaltenden Teil – Gefahrtarifstelle 17 – nachzuweisen.

Das innerhalb eines Beschäftigungsverhältnisses von einem Versicherten wirklich verdiente Arbeitsentgelt ist bis zu dem in der Satzung (§ 36) festgelegten Jahreshöchstbetrag (bis einschließlich zum Jahr 2015 = 74.400,00 Euro; ab dem Jahr 2016 = 84.000,00 €) nachzuweisen. Das gilt auch für Versicherte, die nicht das ganze Kalenderjahr beschäftigt waren. Stand ein Versicherter im Kalenderjahr in mehr als einem Beschäftigungsverhältnis (gleichgültig ob neben- oder nacheinander), ist das Arbeitsentgelt für jedes Beschäftigungsverhältnis bis zum Höchstbetrag nachzuweisen.

Bei Einzelfragen gibt die Berufsgenossenschaft Auskunft.

Nachzuweisen sind alle Beschäftigten (§ 2 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII i.V.m. § 7 SGB IV). Dazu zählen auch die Geschäftsführer von Gesellschaften mit beschränkter Haftung (siehe Abschnitt 3 Pkt. 3 u. 4).

Auch kurzfristig Beschäftigte (z.B. Aushilfen) sind zu berücksichtigen, und zwar auch dann, wenn das Arbeitsentgelt pauschal versteuert wurde.

Unternehmer (dazu zählen auch OHG- und BGB-Gesellschafter, Vorstandsmitglieder von Aktiengesellschaften sowie die Komplementäre von Kommanditgesellschaften) sind nicht aufzuführen, und zwar auch dann nicht, wenn sie sich freiwillig versichert haben. Freiwillig versicherte Personen werden von der Berufsgenossenschaft gesondert berücksichtigt. Hierzu zählen auch Gesellschafter-Geschäftsführer, wenn sie nach ihrer Kapitalbeteiligung und der gesellschaftsvertraglichen Ausgestaltung ihrer Vertretungsbefugnis einen so maßgeblichen Einfluss auf die Entscheidung der Gesellschaft haben, dass ohne ihre Zustimmung weder ein Beschluss gefasst (mindestens 50 % des Stammkapitals oder sonstige Sperrminorität) noch die Gesellschaft – nach außen – vertreten werden kann.

Mitarbeitende Ehefrauen, Kommanditisten und Gesellschafter von juristischen Personen sind dann zu melden, wenn sie in dem genannten Betrieb aufgrund eines Arbeits-, Dienst- oder Ausbildungsvertrages beschäftigt werden.

Es ist jeweils eine Durchschnittszahl der im Kalenderjahr Beschäftigten zu melden. Kann im Einzelfall kein genauer Jahresmittelwert (= Summe der an den Monatsletzten beschäftigten Personen geteilt durch 12) angegeben werden, ist die Zahl zu melden, die sich aus der Rechnung „Summe der versicherten Personen in den Monaten des Kalenderjahres geteilt durch 12 und dann abgerundet auf eine ganze Zahl“ ergibt.

  

Beispiel:

 Januar               15   Beschäftigte

Februar               8   Beschäftigte

März                    5   Beschäftigte

zusammen        28   Beschäftigte : 12 =   2,3

                                                       abgerundet      2

Im Anhang zum Entgeltnachweis sind die von den Beschäftigten tatsächlich geleisteten Jahresarbeitsstunden nachzuweisen. Bezahlte, aber nicht geleistete Arbeitsstunden (z.B. für Feiertage, Urlaub, Krankheit, Schlechtwetter, Streik u.ä.) sind daher nicht mitzuzählen.

 Werden nur Schichtennachweise geführt, sind die geleisteten Arbeitsstunden danach zu berechnen. Mögliche Unterschiede in der Schichtenzeit (tariflich festgesetzte Arbeitszeit) sind zu beachten.

Bei Gehalts- und Fixumempfängern sind die betriebsüblichen Arbeitsstunden ohne Feiertage, Urlaub usw. anzugeben und eventuell geleistete Überstunden einzubeziehen.

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Die Nachweiswerte eines Beschäftigten sind insgesamt der Gefahrtarifstelle des Unternehmens/Unternehmensteiles zuzuordnen, in dem der Beschäftigte ständig oder überwiegend tätig ist. Verrichtet ein Beschäftigter Hilfstätigkeiten, so sind die Nachweiswerte bei dem Unternehmen/Unternehmensteil zu führen, dem die Hilfstätigkeiten überwiegend dienen.

 Als Besonderheit ist für die Gefahrtarifstelle 17 (kaufmännischer und verwaltender Teil der Unternehmen; Verwaltungsunternehmen) jedoch zu beachten, dass hier nur Nachweiswerte von Personen einzuordnen sind, deren Tätigkeit im Gefahrenbereich des kaufmännischen und/oder des verwaltenden Bereiches bzw. Unternehmens mindestens 80 v.H. beträgt (= in ganz überwiegendem Maße). Hierzu gehören auch Tätigkeiten von anderen als kaufmännischen Angestellten, wenn sie ihren ständigen Arbeitsplatz in Verwaltungen (Büroteil) haben (z.B. gesetzliche Vertreter von juristischen Personen, Prokuristen, Justitiare, Wirtschaftsingenieure, technische Zeichner, freigestellte Betriebsratsmitglieder, Werksärzte und andere Angehörige des Gesundheitsdienstes) und keine handwerklichen o.ä. Arbeiten (z.B. Schreiner, Klempner, Hausmeister, Reinigungspersonal) verrichten.

Für Personen, deren wechselseitige Tätigkeit sich regelmäßig auch in ein nicht zur Branche Bergbau der BG RCI gehörendes Unternehmen erstreckt, sind die Entgeltsummen anteilig nachzuweisen, soweit im Einzelfall keine abweichende Regelung vereinbart wurde.

Bochum, den 13.8.2007