Lohnnachweis DIGITAL

Information zur Verwendung des neuen Mitgliedsnummern-Formats ab Januar 2019 im UV-Meldeverfahren

Um auch in der Zukunft den Bedürfnissen und Wünschen unserer Kunden gerecht zu werden, hat die BG RCI mit Dezember 2018 eine neue Verwaltungssoftware eingeführt.

Ab diesem Zeitpunkt erhalten alle Unternehmen eine neue Mitgliedsnummer. Diese finden Sie ab 10. Dezember 2018 auf allen Dokumenten unter „Unser Zeichen“. Wir bitten Sie, diese Mitgliedsnummer in Zukunft bei jeglicher Korrespondenz mit uns anzugeben. Außerdem ist diese Mitgliedsnummer auch im DEÜV-Meldeverfahren sowie im UV-Meldeverfahren ab 1. Januar 2019 zu verwenden.

Für Meldezeiträume bis einschließlich 31. Dezember 2018 verwenden Sie bitte ausschließlich weiterhin die bisherige siebenstellige Mitgliedsnummer.

Das UV-Meldeverfahren ist Bestandteil des DEÜV-Meldeverfahrens zur Sozialversicherung. Es ist ausschließlich über die aktuelle Version Ihres systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms oder über die von Ihnen verwendete systemgeprüfte Ausfüllhilfe (z.B. sv.net) zu bedienen.

Zum 31. Dezmeber.2018 endet der zweijährige Übergangszeitraum, der für die Beitragsberechnungen 2016 und 2017 sowohl die Meldungen des elektronischen Lohnnachweises als auch  die Meldungen in bisheriger Form (z.B. Brief oder Extranet) vorgesehen hat.

Ab dem Beitragsjahr 2018 erfolgt die Abgabe des Lohnnachweises ausschließlich nach dem UV-Meldeverfahren. Es werden keine Lohnnachweise in Papierform oder über das Extranet mehr akzeptiert. Sofern Sie kein eigenes Personal (einschließlich Aushilfen) beschäftigen, entfällt für Sie eine Meldung nach dem UV-Meldeverfahren.

Für das UV-Meldeverfahren benötigen Sie folgende Zugangsdaten:

- Betriebsnummer Ihres UV-Trägers (BBNRUV) --> diese finden Sie hier.
- Mitgliedsnummer für Meldungen der Arbeitsentgelte bis 31. Dezember 2018 --> alte siebenstellige
  Mitgliedsnummer
- Mitgliedsnummer für Meldungen der Arbeitsentgelte ab 1. Januar 2019 --> neue
  Mitgliedsnummer (MM 50.XXX.XXX.XXX-XX)
- PIN

Durch die Einführung der neuen Verwaltungssoftware ändert sich darüber hinaus auch der Zugang zum Extranet. Die neuen Zugangsdaten wurden ebenfalls schriftlich bekanntgegeben.

Lohnnachweis digital: Jetzt einreichen – Meldefrist endet

In den vergangenen zwei Jahren haben wir gemeinsam mit Ihnen und den Anbieterinnen und Anbietern der Entgeltabrechnungsprogramme die Meldung des digitalen Lohnnachweises erfolgreich in das DEÜV-Meldeverfahren integriert.
Jetzt geht es los!

Für 2018 ist der im elektronischen Datenaustausch übermittelte digitale Lohnnachweis erstmals die Grundlage für Ihre Beitragsabrechnung zur gesetzlichen Unfallversicherung. Mit dem digitalen Lohnnachweis melden Sie oder ein von Ihnen beauftragter Dritter (zum Beispiel Steuerberater) das beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die geleisteten Arbeitsstunden sowie die Anzahl Ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe sv.net an uns. Wir berechnen auf dieser Basis die Beiträge und Sie erhalten im kommenden Jahr zur gewohnten Zeit den Beitragsbescheid.

Bitte beachten Sie die Meldefrist. Die gesetzliche Frist zur Abgabe des digitalen Lohnnachweises endet am 16. Februar 2019. Geht der Lohnnachweis nicht, nicht rechtzeitig oder unvollständig bei uns ein, muss die BG RCI die Lohnsummen von Amts wegen schätzen.

In drei Schritten zur Abgabe des digitalen Lohnnachweises
1. Stammdaten abrufen
Zuerst rufen Sie – falls noch nicht geschehen – über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm die für Ihr Unternehmen gültigen Stammdaten für das Jahr 2018 ab. Hierfür brauchen Sie Ihre Zugangsdaten:

• Betriebsnummer der jeweiligen Branche der BG RCI (siehe unter anderem Veranlagungsbescheid)
• Ihre Mitgliedsnummer
• PIN

Zugangsdaten nicht zur Hand?
Ihre Zugangsdaten für den digitalen Lohnnachweis finden Sie ganz einfach im Extranet der BG RCI oder Sie schreiben eine Mail an mitglied@bgrci.de und fordern die Daten erneut an.

2. Stammdatenantwort verarbeiten
Übernehmen Sie die zurückgemeldeten Stammdaten in Ihr Entgeltabrechnungsprogramm und sorgen Sie dafür, dass jedem/jeder Beschäftigten die zutreffende Gefahrtarifstelle zugeordnet ist.

3. digitalen Lohnnachweis abgeben
Nach der Datenübernahme melden Sie den digitalen Lohnnachweis aus Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm. Bei erfolgreicher Datenübermittlung erhalten Sie eine Übermittlungs- und Verarbeitungsbestätigung (Quittung), die Sie über Ihr
Entgeltabrechnungsprogramm abrufen können.

Hat Ihr Unternehmen mehrere Stellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, muss jede dieser Abrechnungsstellen einen Stammdatenabruf durchführen und den Lohnnachweis abgeben. Die BG RCI erwartet für jeden Abruf einen Teil-Lohnnachweis und fasst diese zur Beitragsberechnung im Beitragsbescheid zusammen.

Digitaler Lohnnachweis ohne Entgeltabrechnungsprogramm
Wird in Ihrem Unternehmen kein Entgeltabrechnungsprogramm genutzt, ist der digitale Lohnnachweis über die systemgeprüfte Ausfüllhilfe sv.net/standard oder sv.net/comfort abzugeben. Mehr Informationen dazu finden Sie im Internet unter http://www.itsg.de/oeffentliche-services/sv-net/.

Eine Kurzanleitung zur Nutzung der Ausfüllhilfe finden Sie unter www.dguv.de; webcode: d981926.

Der digitale Lohnnachweis geht in die zweite Runde

Das neue digitale UV-Meldeverfahren, mit dem die Mitgliedsunternehmen Lohnsummen, Arbeitsstunden und die Anzahl der Versicherten an die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen melden, ist Anfang 2017 erfolgreich gestartet. Mehr als die Hälfte der Mitglieder hat den LN digital über den einfachen Weg bereits abgegeben.

Für das Beitragsjahr 2017 noch einmal parallel!

Bis zum 16. Februar 2018 melden alle Unternehmen ihre Lohnsummen über das neue digitale Verfahren, das Bestandteil des Entgeltabrechnungsprogramms ist und zusätzlich auf herkömmlichem Weg. Das parallele Verfahren für 2017 ist noch notwendig, um die Qualität der Meldedaten zu sichern. Die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI) vergleicht die Daten aus beiden Verfahren miteinander, um eventuell noch vorhandenen Fehlern in Entgeltabrechnungsprogrammen und Herausforderungen für die Anwender begegnen zu können. Während des Parallelbetriebes beraten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung Mitgliedschaft und Beitrag die Unternehmen der BG RCI, um für die Zukunft sicherzustellen, dass der Beitragsberechnung eine korrekte Lohnsummenmeldung zu Grunde gelegt wird.

Das UV-Meldeverfahren im Schnelldurchlauf

Meldungen zum UV-Meldeverfahren erfolgen ausschließlich über gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder die Ausfüllhilfe sv.net. Tipp: Immer die aktuelle Version des Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.

Vor der Erstattung des digitalen Lohnnachweises ist jährlich aus dem im Unternehmen genutzten Entgeltabrechnungsprogramm der automatisierte Stammdatenabgleich  durchzuführen. Für das Beitragsjahr 2017 ist das seit 01. November 2016 möglich. 

Tipp: Führen Sie den Abruf der Stammdaten frühzeitig durch. Die Entgelte der Beschäftigten werden so bereits im Laufe des Jahres den richtigen Gefahrtarifstellen zugeordnet und die Abgabe eines korrekten digitalen Lohnnachweises am Ende des Jahres erleichtert.

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

• Mitgliedsnummer des Unternehmens
• Betriebsnummer der BG RCI Bezogen auf die Gefahrtarifstellen:
  -  Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
  -  Geleistete Arbeitsstunden
  -  Anzahl der Arbeitnehmer

Hat das Unternehmen mehrere meldende Stellen, ist für jede dieser Stellen ein Abgleich der Stammdaten erforderlich. Die BG RCI erwartet dann für jeden Abruf einen Teillohnnachweis und fasst diese in einem Beitragsbescheid zusammen.

Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, schätzt die Berufsgenossenschaft die zur Beitragsberechnung erforderlichen Daten.

Lohnnachweis DIGITAL ohne Entgeltabrechnungsprogramm

Wird kein Entgeltabrechnungsprogramm genutzt, ist der digitale Lohnnachweis über die systemgeprüfte Ausfüllhilfe sv-net/standard oder sv.net/comfort abzugeben. Dort erfolgt der Abruf der Stammdaten des Unternehmens automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises. Eine eigenständige Abfrage ist nicht notwendig.

Weitere Informationen

Weitere Detailinformationen zum Lohnnachweis digital und zum neuen UV-Meldeverfahren stehen in der Broschüre „Beschreibung zum UV-Meldeverfahren“ oder unter  www.dguv.de/uv-meldeverfahren bereit.