Lohnnachweis DIGITAL

Der digitale Lohnnachweis geht in die zweite Runde

Das neue digitale UV-Meldeverfahren, mit dem die Mitgliedsunternehmen Lohnsummen, Arbeitsstunden und die Anzahl der Versicherten an die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen melden, ist Anfang 2017 erfolgreich gestartet. Mehr als die Hälfte der Mitglieder hat den LN digital über den einfachen Weg bereits abgegeben.

Für das Beitragsjahr 2017 noch einmal parallel!

Bis zum 16. Februar 2018 melden alle Unternehmen ihre Lohnsummen über das neue digitale Verfahren, das Bestandteil des Entgeltabrechnungsprogramms ist und zusätzlich auf herkömmlichem Weg. Das parallele Verfahren für 2017 ist noch notwendig, um die Qualität der Meldedaten zu sichern. Die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie (BG RCI) vergleicht die Daten aus beiden Verfahren miteinander, um eventuell noch vorhandenen Fehlern in Entgeltabrechnungsprogrammen und Herausforderungen für die Anwender begegnen zu können. Während des Parallelbetriebes beraten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung Mitgliedschaft und Beitrag die Unternehmen der BG RCI, um für die Zukunft sicherzustellen, dass der Beitragsberechnung eine korrekte Lohnsummenmeldung zu Grunde gelegt wird.

Das UV-Meldeverfahren im Schnelldurchlauf

Meldungen zum UV-Meldeverfahren erfolgen ausschließlich über gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder die Ausfüllhilfe sv.net. Tipp: Immer die aktuelle Version des Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.

Vor der Erstattung des digitalen Lohnnachweises ist jährlich aus dem im Unternehmen genutzten Entgeltabrechnungsprogramm der automatisierte Stammdatenabgleich  durchzuführen. Für das Beitragsjahr 2017 ist das seit 01. November 2016 möglich. 

Tipp: Führen Sie den Abruf der Stammdaten frühzeitig durch. Die Entgelte der Beschäftigten werden so bereits im Laufe des Jahres den richtigen Gefahrtarifstellen zugeordnet und die Abgabe eines korrekten digitalen Lohnnachweises am Ende des Jahres erleichtert.

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

  • Mitgliedsnummer des Unternehmens
  • Betriebsnummer der BG RCI Bezogen auf die Gefahrtarifstellen:
    -  Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
    -  Geleistete Arbeitsstunden
    -  Anzahl der Arbeitnehmer

Hat das Unternehmen mehrere meldende Stellen, ist für jede dieser Stellen ein Abgleich der Stammdaten erforderlich. Die BG RCI erwartet dann für jeden Abruf einen Teillohnnachweis und fasst diese in einem Beitragsbescheid zusammen.

Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, schätzt die Berufsgenossenschaft die zur Beitragsberechnung erforderlichen Daten.

Lohnnachweis DIGITAL ohne Entgeltabrechnungsprogramm

Wird kein Entgeltabrechnungsprogramm genutzt, ist der digitale Lohnnachweis über die systemgeprüfte Ausfüllhilfe sv-net/standard oder sv.net/comfort abzugeben. Dort erfolgt der Abruf der Stammdaten des Unternehmens automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises. Eine eigenständige Abfrage ist nicht notwendig.

Weitere Informationen

Weitere Detailinformationen zum Lohnnachweis digital und zum neuen UV-Meldeverfahren stehen in der Broschüre „Beschreibung zum UV-Meldeverfahren“ oder unter  www.dguv.de/uv-meldeverfahren bereit.


Neues UV-Meldeverfahren ab 2017 - Der Lohnnachweis wird digital

Logo Digitaler Lohnnachweis

Ab 1. Dezember 2016 müssen alle Unternehmerinnen und Unternehmer in ihrem Entgeltabrechnungsprogramm einen sogenannten Stammdatenabgleich durchführen. Das ist der erste Schritt zu einem neuen digitalen Lohnnachweis ab 2017.

Der Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrages, den Unternehmen für den Unfallversicherungsschutz ihrer Beschäftigten jährlich zahlen. Ab 1. Januar 2017 wird das bisherige Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung durch das neue UV-Meldeverfahren - den digitalen Lohnnachweis - abgelöst:

Der Lohnnachweis für das Beitragsjahr 2016 ist erstmals auf diesem neuen digitalen Weg bis zum 16. Februar 2017 zu übermitteln. Wird kein Personal beschäftigt - auch keine Aushilfen - entfällt die Meldung nach dem UV-Meldeverfahren.

Parallelverfahren für die Beitragsjahre 2016 und 2017

In einer zweijährigen Übergangsphase ist für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte Lohnnachweis im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren zu erstatten. Ab dem Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren.

Warum parallele Meldeverfahren?

Das neue Verfahren ist eine große Herausforderung für alle Beteiligten. Die Übergangsregelung stellt eine richtige Beitragsberechnung sicher.

Das UV-Meldeverfahren im Überblick

Meldungen über das UV-Meldeverfahren erfolgen ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen (z.B. sv.net). Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Version Ihres Entgeltabrechnungsprogramms nutzen. Vor der Erstattung des digitalen Lohnnachweises ist im sogenannten Vorverfahren ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten durchzuführen. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der Abruf erfolgt automatisiert aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Das kann ab 1. Dezember 2016 geschehen.

Hierfür sind folgende Zugangsdaten erforderlich:

  • Betriebsnummer der Berufsgenossenschaft (BBNRUV)
  • Mitgliedsnummer
  • PIN

Die Zugangsdaten werden von der Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie im November 2016 schriftlich mitgeteilt. Tipp: Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden. Nach der erstmaligen Anmeldung im Stammdatendienst pro Beitragsjahr wird die meldende Stelle registriert. Die Berufsgenossenschaft Rohstoffe und chemische Industrie erwartet von dieser Stelle einen digitalen Lohnnachweis für das abgefragte Beitragsjahr.

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

  • Mitgliedsnummer
  • Betriebsnummer der Berufsgenossenschaft
  • Bezogen auf die Gefahrtarifstellen: 
          o Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt              
          o Geleistete Arbeitsstunden               
          o Anzahl der Arbeitnehmer

Zusätzlich werden über das Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe technische Merkmale übertragen, die es der Berufsgenossenschaft ermöglichen, die meldende/abrechnende Stelle zu erkennen.

Hat das Unternehmen mehrere meldende Stellen, ist für jede dieser Stellen ein Abruf und Abgleich der Stammdaten erforderlich. Die Berufsgenossenschaft erwartet dann für jeden Abruf Teillohnnachweise und fasst diese in einem Beitragsbescheid zusammen.

Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, schätzt die Berufsgenossenschaft die zur Beitragsberechnung erforderlichen Daten.

Lohnnachweis ohne Entgeltabrechnungsprogramm

Falls kein Entgeltabrechnungsprogramm benutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden (zum Beispiel sv-net).

Weitere Informationen

Detailliertere Informationen zum digitalen Lohnnachweis und zum neuen UV-Meldeverfahren bietet die Broschüre "Beschreibung zum UV-Meldeverfahren“ oder die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) unter www.dguv.de/uv-meldeverfahren.

Broschüre "Beschreibung zum UV-Meldeverfahren" 

Zur weiteren Veranschaulichung des neuen Meldeverfahrens ist von der DGUV ein Erklärfilm veröffentlicht worden. Dieser ist unter folgendem Link abrufbar:

Erklärfilm der DGUV