Häufige Fragen

Jede Verfahrensart bzw. Methode hat unterschiedliche Herangehensweisen und damit auch unterschiedliche Stärken und Grenzen. Neben der Betriebsgröße gibt es weitere Kriterien, die bei der Auswahl der Analysemethode berücksichtigt werden sollten. Eine Kombination der Verfahrensarten/Methoden ist ebenfalls möglich.

Kriterien für die Auswahl der verschiedenen Analysemethode

Im Merkblatt A019 „Psychische Belastung erkennen – gesunde Arbeitsbedingungen gestalten“ sind weitere Vorteile, Voraussetzungen bzw. Grenzen und Hindernisse der unterschiedlichen Methoden beschrieben.

Die Gefährdungs­beurteilung für den Gefährdungsfaktor psychische Belastung unterliegt denselben Voraussetzungen und Regeln wie die Gefährdungs­beurteilung aller anderen Gefährdungsfaktoren. Dazu gehört z. B. der Prozess der sieben Schritte sowie die Maßnahmen­ableitung nach der Maßnahmen­hierarchie.

In der Praxis zeigt sich immer wieder, eine Gefährdungs­beurteilung, die allein auf der Analyse der psychischen Belastung beruht – ohne eine sorgsame Planung, Maßnahmen­ableitung und Wirkungs­kontrolle – läuft häufig ins Leere. Die Maßnahmen gehen nicht selten im Arbeitsalltag unter bzw. verlieren ihre Wirkung. Die Beschäftigten sind enttäuscht, dass trotz ihres Engagements nur wenige Veränderungen erkennbar sind.

Damit dies nicht geschieht, empfiehlt es sich, eine zentrale Ansprechperson bzw. eine Person zu benennen, die sich um den gesamten Prozess und dessen Planung und Umsetzung kümmert. Diese benötigt ausreichend zeitliche Ressourcen und ein Team, das den Prozess mitbegleitet.

Mit einer Gefährdungsbeurteilung sollen Gefährdungen frühzeitig erkannt und präventive Maßnahmen umgesetzt werden, damit die Beschäftigten bei der Arbeit gesund bleiben und auch langfristig keine gesundheitlichen Beeinträchtigungen durch die Arbeit erleiden. Dafür müssen alle Arbeitsbereiche und Tätigkeiten betrachtet werden.

Vor allem in größeren Betrieben können nicht immer gleichzeitig für alle Arbeitsbereiche gleichzeitig qualitativ hochwertige Maßnahmen für Gefährdungen durch psychische Belastung abgeleitet werden. Es kann auch Sinn machen, erst einmal einen Pilot-Bereich auszuwählen und die Befragung dann sukzessive auf andere Arbeitsbereiche auszuweiten. Wichtig ist es darzulegen, dass Sie einen Plan haben, wie sie vorgehen. Jeder Betrieb hat unterschiedliche Rahmenbedingungen. Eine Gefährdungsbeurteilung sollte an diese Rahmenbedingungen angepasst werden.
Dabei sollte die Ableitung von Maßnahmen zeitnah nach einer Analyse durchgeführt. Ist der Zeitraum zwischen Analyse und Maßnahmengestaltung zu groß, können sich Veränderungen in den Arbeitsbedingungen ergeben, so dass die Analyseergebnisse nicht mehr den aktuellen Stand abbilden und mögliche Maßnahmen ins Leere laufen.

Nach einer ersten vollständigen Erfassung der Gefährdungen durch psychische Belastung für alle Bereiche und Tätigkeiten können – z. B. im Sinne einer Fortschreibung – bei einem zweiten Durchgang einzelne Bereiche ausgewählt werden, in denen sich ein erneuter Bedarf abzeichnet (z. B. nach erfolgter Reorganisation, Einführung neuer Arbeitsweisen oder Technologien).

Nicht alle in der GDA-Liste aufgeführten Gefährdungen sind gleichermaßen bei allen Tätigkeiten relevant. Welche Gefährdungen im Einzelnen bei der Beurteilung der psychischen Belastung zu berücksich­tigen sind, ist mit Blick auf die konkreten Tätigkeitsanforderungen und Bedingungen der zu beurteilenden Arbeit zu entscheiden.

Es gibt sog. Schlüsselfaktoren, die in jeder Branche und jedem Betrieb abgefragt werden müssen. Weiter Informationen dazu finden Sie im Merkblatt A019.

Viele Betriebe nutzen bereits eigene Befragungsinstrumente, in denen einzelne Belastungsfaktoren aus der Merkmalsliste enthalten sind. Um sicherzustellen, dass alle wesentlichen Faktoren berücksichtigt werden, sollte ein Abgleich der eingesetzten Fragebogeninstrumente mit der Merkmalsliste der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA) oder der A017 stattfinden.

Ja. Jeder Betrieb kann selbst entscheiden, welches Methode und welches Instrument er für die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung nutzt. Die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) hat Qualitätskriterien für die Auswahl von Instrumenten entwickelt.
Das Instrument psyBel Befragung basiert auf einem wissenschaftlich fundierten Fragebogen, der sämtliche Qualitätskriterien der GDA erfüllt. Durch die Nutzung des Online-Tools stehen Ihnen im Hintergrund Vergleichswerte zur Verfügung, so dass Sie gleichzeitig eine Risikobewertung für die einzelnen Belastungsfaktoren erhalten und damit erkennen, wo eine Maßnahmenableitung erforderlich wird.

Nutzen Sie ihr eigenes Fragebogeninstrument, sollten Sie darauf achten, dass im Vorfeld z. B. Cut-Off Werte für die einzelnen Fragen bzw. Belastungsfaktoren vorliegen. Diese sind wichtig, um den Handlungsbedarf für die Ableitung von Maßnahmen zu erkennen.

Gleichzeitig sollte sichergestellt sein, dass im Anschluss an die Befragung eine systematische Vorgehensweise zur Ableitung von Maßnahmen und zur Wirkungskontrolle gegeben ist. Zu einer vollständigen Berücksichtigung der psychischen Belastung in der Gefährdungsbeurteilung gehört neben der Vollständigkeit der zu erfassenden Belastungsfaktoren auch ein klar definierter Umsetzungsprozess im Rahmen der sieben Schritte der Gefährdungsbeurteilung.

Das kommt in seltenen Fällen vor und hat meist mit den IT- Sicherheitseinstellungen Ihres Betriebes zu tun. Bitte wenden Sie sich an unser Postfach psybel(at)bgrci.de. Wir nehmen zeitnah zu Ihnen Kontakt auf und lassen Sie freischalten.

Nein, das ist nicht möglich. Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne, welche weiteren Möglichkeiten es gibt.

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst.
Es werden nur die Informationen erfragt und gespeichert, die für die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung am Arbeitsplatz benötigt werden.
Die Daten werden in einem hochgesicherten Rechenzentrum der Berufsgenossenschaft für Verkehrswirtschaft Post-Logistik Telekommunikation gespeichert, die sich auf den Betrieb von Web-Anwendungen im Sozialversicherungsumfeld spezialisiert hat.

Ein Zugriff des Betriebes auf die einzelnen Fragebögen bzw. Rohdaten (Daten, Ergebnisse in nicht aggregierter bzw. zusammengefasster Form) der Beschäftigten ist nicht möglich. Der zugesicherte Datenschutz lässt dies nicht zu.
Die BG RCI hat ebenfalls keinen Zugriff auf die Daten und die betrieblichen Auswertungsergebnisse. Nur wenn der Betrieb explizit der Nutzung der Daten für wissenschaftliche Zwecke zustimmt, kann die BG RCI auf aggregierte Daten ohne Personen- oder Unternehmensbezug zugreifen. Diese Daten liegen jedoch nur nach Branche und Betriebsgröße aufgeschlüsselt vor. Die Branchendaten dienen der Entwicklung branchenspezifischer Präventionsangebote.
Weitere Informationen finden Sie im Online-Tool unter dem Punkt „Datenschutz“.

Wählen Sie einen Zeitraum, der nicht in die Urlaubszeit oder in Zeiten besonderer Arbeitsphasen in Ihrem Unternehmen fällt. Legen Sie im Online-Tool einen großzügigen Befragungszeitraum mit Puffer fest. Einmal abgelaufen, kann der Zeitraum nicht verlängert werden. Kommunizieren Sie möglichst einen Zeitraum von ca. 3 Wochen und erinnern Sie eventuell nochmals 2 Wochen vor Ablauffrist. Zu lange Zeiträume führen dazu, dass die Teilnahme gerne auf „später“ verschoben und dann vergessen wird.
Die Rücklaufquote sollte in der Regel mindestens 50% betragen. Dies erreichen Sie vor allem durch eine gute Kommunikation des Vorhabens. Wenn Sie die Rücklaufquote nicht erreichen, analysieren Sie, woran es gelegen hat und welche Bereiche z.B. nicht teilgenommen haben. Gehen Sie hier ins Gespräch. 

Nein. Auswertungsgruppen werden zu Beginn festgelegt. Einmal benannte Auswertungsgruppen können dann für die jeweilige Befragung auswählt oder abwählt werden. Wenn eine Auswertungsgruppe für eine Befragung ausgewählt wurde, kann sie nicht gelöscht werden, nachdem die Befragung bereits gestartet ist. Hier könnten sonst schwere Auswertungsfehler auftreten und die Darstellung der Ergebnisse verhindert werden. Bereits gesammelte Daten gingen so verloren. Daher empfehlen wir, die Befragungsstruktur vor der Befragung ausgiebig zu testen, um alle Beschäftigten Auswertungsgruppen zuordnen zu können.
Sie können durch Verschieben im Auswahlfenster auch die Reihenfolge festlegen, nach der die Auswertungsgruppen in der Befragung erscheinen soll.

Sie können sich für jede Auswertungsgruppe mit mind. 7 ausgefüllten Fragebögen die Ergebnisse anzeigen lassen. Für Auswertungsgruppen mit einer geringeren Teilnehmendenzahl ist eine Auswertung nur in der Oberkategorie möglich.
Z. B. in Schicht 1 und 3 liegen mehr als 7 ausgefüllte Fragebögen vor. In Schicht 2 jedoch weniger. Für Schicht 1 und drei ist eine gruppenbezogene Auswertung möglich. Schicht 2 kann nur als Gesamtergebnis „Schicht“ ausgewertet werden.
Daher empfiehlt es sich, während des Befragungszeitraumes nochmals Werbung zu machen und an die Befragung zu erinnern bzw. die Beschäftigten zum Ausfüllen des Fragebogens zu motivieren. Informieren Sie, dass ohne die Befragungsergebnisse eine Ableitung von Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen nicht möglich ist.

PsyBel Befragung bietet die Möglichkeit, den Fragebogen als Papierversion herunterzuladen und an die Beschäftigten zu verteilen. Die Ergebnisse können dann manuell im Tool eingegeben werden. Hierbei sind Aufwand und Wahrung der Anonymität zu bedenken. Klären Sie also vorab, wer bei Ihnen im Betrieb die Eingabe übernehmen kann.
Alternativ kann ein PC-Zugang für mehrere Personen gleichzeitig im Betrieb eingerichtet werden. Der Link wird auf dem PC abgelegt oder an eine Person in einem Arbeitsbereich geschickt und die Beschäftigten können nacheinander den Online-Fragebogen ausfüllen.

Bei der Entwicklung des Fragebogens wurde auf eine einfache, verständliche Sprache geachtet. Im Fragebogen sind keine Fremdwörter oder Fachbegriffe zu finden. Die Sätze sind kurzgehalten. Der Fragebogen wurde außerdem im Rahmen von wissenschaftlichen Studien auf seine Verständlichkeit geprüft.

Langfristig ist es geplant, den Fragebogen in unterschiedlichen Sprachen anzubieten. Aktuell sind diese jedoch noch nicht einsetzbar. Wenn Sie dazu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.
In der Vergangenheit gab es in vielen Betrieben bereits praktische Ansätze, um Beschäftigte mit fehlenden Deutschkenntnissen an Unterweisungen als auch an Befragungen zu beteiligen. Z.B. gibt es die Möglichkeit von Patenschaften. Für jede Sprache wird ein Pate bzw. eine Patin oder auch ein Dolmetscher bzw. eine Dolmetscherin aus dem Kreis der Beschäftigten benannt, die bei der Übersetzung der Fragen helfen können. Es gibt auch die Möglichkeit, den Fragebogen im Vorfeld auszuteilen. Die Beschäftigten können diesen dann in der Familie oder in der Arbeitsgruppe besprechen, um alle Verständnisschwierigkeiten zu klären.

Es gibt keine Vorgaben, wie viele Beschäftigte bei der Berücksichtigung der psychischen Belastung in der Gefährdungs­beurteilung einbezogen werden müssen. Bei der Planung der Workshops sollte jedoch beachtet werden:

• Die Teilnahme an den Workshops sollte in jedem Fall freiwillig sein.
• Workshops müssen nicht flächendeckend für alle Beschäftigten durchgeführt werden. Es sollte sichergestellt sein, dass sie ein repräsentatives Abbild des Betriebes, der Arbeitsbereiche und Tätigkeiten abdecken.
• Gleichzeitig sollte garantiert sein, dass insbesondere in Arbeitsbereichen mit hoher psychischer Belastung bzw. mit Hinweisen auf erhöhte Beanspruchungen (z. B. Krankenzahlen, Fluktuation) Workshops in ausreichender Anzahl angeboten werden.

Die Erfahrung zeigt, je nach Umfang und Qualität der vorbereitenden Information und Motivation beträgt die durchschnittliche Beteiligung der Beschäftigten an Workshops bei einer Vollbefragung ca. 40-70%.

In größeren Betrieben können Beschäftigte als Stellvertreterin bzw. Stellvertreter für einen Arbeitsbereich bzw. eine Tätigkeit teilnehmen. Stellen Sie sicher, dass die Stellvertreterinnen bzw. Stellvertreter den Arbeitsbereich gut repräsentieren. Lassen Sie möglichst die Beschäftigten des Arbeits- oder Tätigkeitsbereiches entscheiden, wer stellvertretend am Workshop teilnehmen soll.

In Kleinstbetrieben ist es sinnvoll, allen Beschäftigten die Teilnahme am Workshop zu ermöglichen.

Eine gute Einteilung der Beschäftigten in Auswertungseinheiten ist wichtig, um aussagekräftige Ergebnisse und Lösungsvorschläge zu bekommen. Hier ist es empfehlenswert, Teams mit ähnlichen Tätigkeiten bzw. mit engen inhaltlichen Verknüpfungen zusammenzufassen. 
Sind die Teams im Workshop gemischt, können Kleingruppen gebildet werden, um problemspezifische Lösungen zu suchen.

Auch Führungskräfte sollten die Möglichkeit erhalten, Ihre Belastung und Gestaltungsideen für ihre Tätigkeit in eigenen Workshops zu beschreiben.

Für die Durchführung des Workshopinstrumentes psyBel Team ist keine spezifische Qualifikation Voraussetzung.

Moderatorinnen und Moderatoren sollten möglichst neutral sein und sich gegenüber den Belastungsbeschreibungen und Maßnahmenideen offen zeigen. Ihre Aufgabe ist es, die Teilnehmenden am Workshop wertschätzend zu motivieren, ihre Aspekte offen zu benennen, um so einen möglichst guten Überblick über die aktuelle Situation im Betrieb zu erhalten.

Nicht alle Beschäftigte trauen sich, ihre Probleme im Workshop offen zu benennen. Um aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten, ist eine Vertrauensbasis entscheidend. Dies sollte bereits im Vorfeld der Workshops kommuniziert werden. Die Beschäftigten sollten ermutigt werden, alles einzubringen, um die Arbeitsbedingungen nachhaltig zu verbessern.

Mit Hilfe der Kommunikationsregeln zu Beginn des Workshops soll zusätzlich das Vertrauen unter den Beteiligten gefördert werden. Die Teilnehmenden müssen erkennen, dass innerhalb des Workshops ein Schutzraum besteht. Angriffe gegen Einzelne bzw. die Abwertung von Äußerungen sollte seitens der Moderatorin bzw. des Moderators sofort unterbunden werden. Gleichzeitig müssen alle Beiträge wertschätzend aufgegriffen werden. Dadurch können alle Beteiligten erkennen, dass auch kritische Anmerkungen wichtig sind, um zu einer guten gemeinsamen Lösung zu kommen.

Ziel der Analyseworkshops ist das Erkennen allgemeiner bzw. tätigkeitsspezifischer Gefährdungen durch psychische Belastung. Dazu gehören auch soziale Spannungen im Team. Besonders destruktives Verhalten durch Führungskräfte kann nachweislich krank machen.

Grundsätzlich sollten Konflikte zwischen einzelnen Beschäftigten durch eine vermittelnde Person z.B. eine Führungskraft geklärt werden. Dafür sind Einzelgespräche mit den Konfliktparteien hilfreich, um die gesamte Konfliktsituation und die Sichtweise aller zu berücksichtigen. Auch Konflikte mit einer Führungskraft sollten mit Hilfe einer nächsthöheren Führungskraft oder einer neutralen Vertrauensperson sachlich beschrieben und geklärt werden.

Im Rahmen der Analyseworkshops können Hinweise für soziale Spannungen sichtbar werden. Diese werden dann meist von mehreren Personen angesprochen, da die Konfliktbeobachtenden ebenfalls unter den Spannungen leiden. Die weitere vertiefende Erfassung und Klärung der sozialen Spannungen wäre dann eine Maßnahme, die aus der beschriebenen Belastung folgen sollte.

Auch Mobbingereignisse sollten nicht Inhalt der Workshops durch die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung sein. Mobbingerlebnisse sind für die betroffene Person sehr verletzend und häufig mit Ansehensverlust und negativen sozialen Konsequenzen verbunden, sollte der Konflikt öffentlich werden. Hier empfiehlt sich eine vom Betrieb benannte neutrale Vertrauensperson und ein betrieblich festgelegter Klärungsprozess. Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung kann jedoch helfen, die Arbeitsbedingungen bzw. sozialen Rahmenbedingungen insgesamt zu verbessern, um die Entstehung sozialer Konflikte und Mobbing zu verhindern.

Weitere Hinweise zum Umgang mit Mobbing finden Sie in unserem Merkblatt A035.

Betriebe fürchten immer wieder, dass Beschäftigte in Workshops Forderungen stellen, die mit hohen finanziellen Kosten verbunden sind oder nicht umgesetzt werden können.

Die Ableitung und Festlegung von Maßnahmen finden außerhalb des Workshops seitens der Führungskräfte und der Unternehmensleitung statt. Diese kennen die betrieblichen Zusammenhänge und entscheiden, welche Lösungsideen umgesetzt werden können und sollten. Dennoch ist es wichtig, den Kern der Lösungsideen aufzugreifen, auch wenn die festgelegte Maßnahme nicht vollständig der Lösungsideen aus dem Workshop entspricht.  

Können Lösungsideen auch nicht im Ansatz umgesetzt werden, sollten die Gründe dafür den Beschäftigten mitgeteilt werden, damit diese erkennen, dass ihr Ideen dennoch wahrgenommen wurden. Auch bei längerfristigen Maßnahmen ist eine Information an die Beschäftigten empfehlenswert. 

Grundsätzlich gilt: Für Belastungssituationen, die seitens der Beschäftigten im Analyseworkshop mit „rot“ bewertet wurden und damit eine hohe Wirkung auf die Gesundheit haben, muss mindestens eine Maßnahme zu deren Reduzierung festgelegt und die Wirkung im Anschluss überprüft werden.