Schritt 5: Festlegen von Maßnahmen im Lösungsworkshop

Durch den Einsatz von psyBel Befragung haben Sie einen Überblick über das Gesundheitsrisiko durch psychische Belastung in den unterschiedlichen Arbeitseinheiten erhalten. Nun gilt es im nächsten Schritt, Maßnahmen zur gesundheitsgerechten Gestaltung der Arbeitsbedingungen abzuleiten. Hierzu werden mit den Beschäftigten der jeweiligen Auswertungseinheiten Lösungsworkshops durchgeführt. In diesen Lösungsworkshops werden die Befragungsergebnisse bzw. ermittelten Gefährdungen konkretisiert und Lösungsideen dafür gesammelt.

Bevor Sie an die Planung der Lösungsworkshops und Ableitung der Maßnahmen gehen, sollten Sie der Geschäftsführung einen Überblick zu den Ergebnissen geben und die Ergebnisse der Arbeitsgruppen an die jeweilige Führungskraft rückmelden. Auch die Beschäftigten sollten zeitnah die Ergebnisse ihrer Auswertungsgruppe erfahren. Dies kann entweder die Führungskraft oder jemand aus dem Steuerungskreis übernehmen. Vermeiden Sie es, die psyBel Befragungsergebnisse (PDF-Dokument mit Ampeldarstellung) den Beschäftigten unkommentiert zur Verfügung zu stellen. Erläutern Sie den Beschäftigten stattdessen die farbliche Ampeldarstellung der Ergebnisse, geben Sie ihnen die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen, und informieren Sie über weitere Ziele und das Vorgehen bei den Lösungsworkshops.

Im Folgenden erhalten Sie Informationen, wie ein Lösungsworkshop geplant und durchgeführt werden kann.

Empfohlene Rahmenbedingungen für den Lösungsworkshop

Freiwillige Teilnahme
7 – 10 Beschäftigte
Zusammensetzung möglichst deckungsgleich mit der Auswertungsgruppe
Nur Personen einer Hierarchieebene
Dauer ca. 3 Stunden, je nach Anzahl der Beschäftigten bzw. Themen
Die Befragungsergebnisse wurden bereits vorher an die Beschäftigten kommuniziert und mit ihnen besprochen

Moderation

Die Moderation – allein oder im Team – sollte möglichst von neutralen Personen durchgeführt werden (z. B. andere Abteilung, externe Moderatorinnen bzw. Moderatoren).
Sollte keine Moderation durch Außenstehende möglich sein, ist eine Besprechung der Ergebnisse durch die Führungskraft ebenfalls möglich.
Ein wertschätzender Umgang mit den Beiträgen und Ideen der Teilnehmenden ist entscheidend für die Vielseitigkeit der Lösungsvorschläge.

Führungskraft

Die Führungskraft sollte möglichst zu Beginn des Workshops anwesend sein. Sie erklärt das Ziel bzw. den Auftrag an die Gruppe.
Die Führungskraft erhält die Befragungsergebnisse für ihren Arbeitsbereich, bevor sie im Lösungsworkshop mit den Beschäftigten besprochen werden.
Es muss deutlich werden, dass die gesammelten Ideen nur Vorschlagscharakter für die Ableitung von endgültigen Maßnahmen besitzen. Die Konkretisierung der Maßnahmen und die Überprüfung der Umsetzungsmöglichkeit kann nur im Anschluss an den Workshop erfolgen.
Über das weitere Vorgehen zur Maßnahmenfindung und wann eine Rückmeldung darüber an die Beschäftigten gegeben wird, wird ebenfalls kommuniziert.

Ablauf des Lösungsworkshops

Dauer des Workshops: ca. 3 Stunden

Der Workshop gliedert sich in fünf Abschnitte:

Begrüßung und Einführung
Darstellung der Befragungsergebnisse und Schwerpunktsetzung für die Lösungsdiskussion
Belastungssituationen beschreiben und Lösungsideen sammeln
Was läuft gut bei uns?
Abschluss und Ausblick

Eine Empfehlung zur Durchführung der Lösungsworkshops können Sie dem Moderationsplan entnehmen.

Ablauf Lösungsworkshop

Moderationsplan_Lösungsworkshop_psyBel_Befragung.pdf (211 KB)

Dokumentation der Workshopergebnisse

Im Anschluss an den Workshop sollten Sie die Workshopergebnisse festgehalten werden. Wir empfehlen, die Diskussionsinhalte und Ergebnisse wie folgt zu dokumentieren:

Belastungsfaktor und Risikobewertung aus der Befragung
Typische Situationen für die thematisierten Belastungsfaktoren
Allgemeine Lösungsideen
Lösungsideen bezogen auf jede einzelne Person bzw. das Team

Ableitung von Maßnahmen

Für die Festlegung der Maßnahmen gilt das sogenannte STOP-Prinzip. Auch bei Schutzmaßnahmen zur Reduzierung von Gefährdungen durch psychische Belastung sollten technische und organisatorische Maßnahmen vor personenbezogenen Maßnahmen stehen. Ziel ist die gesunde Gestaltung der Arbeitsbedingungen.

Im Merkblatt A 017 sind Maßnahmenempfehlungen zu den unterschiedlichen Belastungsfaktoren zusammengestellt.

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Weitere Beispiele für Maßnahmen aus den Brachen der BG RCI zu einzelnen Belastungsfaktoren finden Sie im Anhang unseres Merkblattes A 019.

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Hier noch ein paar Tipps für die Festlegung von Maßnahmen:

Achten Sie bei der Festlegung auf eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Maßnahmen. Nutzen Sie hierfür auch mögliche Teilschritte. Je konkreter Maßnahmen formuliert sind, desto wahrscheinlicher ist ihre Umsetzung. Ein Beispiel hierzu finden Sie im Merkblatt A 019.
Vorschläge, die nicht direkt von der Führungskraft umgesetzt werden können, werden an den Steuerungskreis bzw. die Geschäftsführung weitergeleitet. Hier wird entschieden, welche übergreifenden Maßnahmen umgesetzt werden.
Der endgültige Maßnahmenkatalog wird mit den Beschäftigten besprochen. Dabei werden sie sowohl über die geplante Umsetzung von Maßnahmen als auch über die Gründe für nicht umsetzbare Lösungsideen aus dem Workshop informiert.

Dokumentation der abgeleiteten Maßnahmen

Für die Dokumentation der festgelegten Maßnahmen kann z. B. das Arbeitsblatt C2 aus dem Merkblatt A 016 verwendet werden.

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In der Dokumentation sollten folgende Punkte festgehalten werden: