Vorbereitung und Planung

Eine gute Planung sichert den nachhaltigen Erfolg! Nehmen Sie sich Zeit dafür.

Steuerungskreis

Achten Sie darauf, dass alle beteiligt werden, die sich mit den Themen Arbeitssicherheit und Gesundheit beschäftigen. Dazu gehören: 

  • Unternehmensleitung / Inhaber bzw. Inhaberin
  • Führungskräfte
  • Personal-/Interessenvertretung
  • Sicherheitsfachkräfte
  • Betriebsärzte und Betriebsärztinnen
  • Vertreterinnen und Vertreter des Gesundheitsmanagements
  • Weitere Beauftragte bzw. Ansprechpersonen aus dem Kreis der Beschäftigten

Nutzen Sie möglichst bestehende Strukturen, z. B. den Arbeitsschutzausschuss. In kleineren Betrieben sollten alle mitarbeiten, die im Betrieb eine gestaltende Rolle haben. 

Der Steuerungskreis setzt Ziele, plant und lenkt den Prozess. Er legt übergeordnete Maßnahmen für den Gesamtbetrieb fest, begleitet die Umsetzung und die Wirksamkeitskontrolle.

Legen Sie eine koordinierende Ansprechperson fest, die den Kontakt und die Kommunikation zwischen Steuerungskreis, Beschäftigten und Führungskräften unterstützt und den Prozess voranbringt.

Qualifizierung der Beteiligten

Informieren und qualifizieren Sie die am Prozess beteiligten Personen. Das spart Zeit und vermeidet Hindernisse bei der Umsetzung des Prozesses. 

Projektplan

Erstellen Sie einen Zeitplan. Achten Sie dabei auf einen zeitlich engen Ablauf der sieben Schritte pro Arbeitsbereich. 
Orientierende Fragen zur Planung des Prozesses finden Sie im Merkblatt A 019-1 „psyBel Team – Workshopinstrument“.

Festlegung Moderationsteam

Die Moderation – möglichst im Team – sollte von neutralen Personen durchgeführt werden (z. B. andere Abteilung, externe Moderatorinnen bzw. Moderatoren). Sollte keine Moderation durch Außenstehende möglich sein, ist eine Durchführung durch die Führungskraft ebenfalls möglich. In Kleinbetrieben kann die Moderation durch die Unternehmensleitung oder eine interessierte Person übernommen werden.

Information der Führungskräfte und Beschäftigten 

Nur wenn die Ziele und Hintergründe den Führungskräften und Beschäftigten klar sind, entsteht Vertrauen, was für gute und aussagekräftige Ergebnisse sowie die Bereitschaft zur Umsetzung entscheidend ist.  
Nutzen Sie daher unterschiedliche Informationskanäle z. B. persönliche Informationsschreiben, Aushänge, Besprechungen, persönliche Gespräche, um alle Beteiligten mitzunehmen.

Folgende Informationsschritte sind wichtig: 

  • Darstellung des Gesamtprozesses (möglichst durch die Unternehmensleitung): Beschreibung der Ziele, Hintergründe und des Vorgehens (z. B. im Rahmen von Personalversammlungen, Teammeetings)
  • Information der Führungskräfte zum Hintergrund und zum Umgang mit den Ergebnissen (insbesondere Führungskräftebeurteilung, Bedeutung der Führungskräfte für den Gesamtprozess sowie Ableitung von qualitativ hochwertigen Maßnahmen)
  • Informationen zu Ablauf und Organisation der Workshops und zum Umgang mit den Workshopergebnissen: Erklärung des Vorgehens (z. B. durch persönliches Schreiben oder Aushänge) sowie Motivation zur Teilnahme an den Workshops
  • Informationen zu den festgelegten Maßnahmen und zum Grad ihrer Umsetzung 

Tipp: 
Achten Sie darauf, dass die Führungskräfte als erste Gruppe die für sie wesentlichen Informationen erhält. Ihre Unterstützung ist maßgeblich für den Erfolg des Projektes. 

Vorlage Informationsschreiben für Beschäftigte und Führungskräfte