Vorbereitung und Planung

Eine gute Planung sichert den nachhaltigen Erfolg! Nehmen Sie sich Zeit dafür.

Steuerungskreis

Achten Sie darauf, dass alle beteiligt werden, die sich mit den Themen Arbeitssicherheit und Gesundheit beschäftigten. Dazu gehören: 

• Unternehmensleitung / Inhaber bzw. Inhaberin
• Führungskräfte
• Personal-/Interessenvertretung
• Sicherheitsfachkräfte
• Betriebsärzte und Betriebsärztinnen
• Vertreterinnen und Vertreter des Gesundheitsmanagements
• Weitere Beauftragte bzw. Ansprechpersonen aus dem Kreis der Beschäftigten

Nutzen Sie möglichst bestehende Strukturen, z. B. den Arbeitsschutzausschuss. 

Der Steuerungskreis setzt Ziele, plant und lenkt den Prozess der Gefährdungsbeurteilung. Er legt Rahmenbedingungen fest und schafft Voraussetzungen personeller und finanzieller Art, um den Prozess vollständig und für alle Beteiligten erfolgreich zu durchlaufen. 

Qualifizierung der Beteiligten

In der Praxis zeigt sich, dass viele Beteiligte sich noch wenig mit psychischer Belastung befasst haben. Informieren und qualifizieren Sie die beteiligten Akteurinnen und Akteure zu Beginn. Das spart Zeit und vermeidet Hindernisse bei der Umsetzung des Prozesses. 

Zentrale Ansprechperson

Eine zentrale Ansprechperson für die Beschäftigten und Führungskräfte hilft, den Kontakt zwischen Steuerungskreis und Beschäftigten während des Prozesses zu halten. Probleme und Fragen seitens der Beschäftigten können geklärt werden. Gleichzeitig können die Ideen und Ziele des Steuerungskreises an die Beschäftigten übermittelt werden. 

Projektplan 

Erstellen Sie einen Zeitplan, sobald die Akteure und Akteurinnen feststehen. Legen Sie die Meilensteine im Zeitplan fest. Wann finden die Workshops in welcher Arbeitseinheit statt? Wann findet die Rückmeldung zu den festgelegten Maßnahmen statt? Wann startet die Umsetzung der Maßnahmen? Legen Sie einen Starttermin für den gesamten Prozess fest, und führen Sie den Zeitplan konsequent durch.

Festlegung Moderatorenteam

Für die Durchführung der Workshops ist es wichtig, eine Moderatorin bzw. einen Moderator festzulegen. Eine Moderation im Team ist – wenn möglich – ein zusätzlicher Gewinn. Diese sollte möglichst neutral sein, um die Belastungsbeschreibungen und Lösungsvorschläge der Beschäftigten wertneutral aufnehmen zu können. Hier sind Personen aus anderen Abteilungen oder Standorten denkbar. Möglich sind auch externe Experten. 

Zu den Tipps für die Moderation wechseln

Information und Kommunikation 

Die Information über die Gründe und Ziele sowie über das Vorgehen bei der Gefährdungsbeurteilung sind der Schlüssel, um die Beschäftigten für das Projekt zu gewinnen. Nur wenn das Vertrauen der Beschäftigten gegeben ist, wird es möglich sein, gute und aussagekräftige Ergebnisse zur psychischen Belastung zu erhalten. 

Machen Sie deutlich: Die Meinung und Ideen der Beschäftigten sind Ihnen wichtig!

Weisen Sie bereits zu Beginn des Projektes darauf hin, wie mit den Ideen der Beschäftigten aus den Workshops weiter umgegangen wird. Machen Sie deutlich, dass nicht alle Ideen im ursprünglich geplanten Umfang sofort umgesetzt werden können. Dennoch ist ein Schritt in Richtung Reduzierung von Belastungen wichtig. 

Folgende Informationsschritte sind wichtig: 

• Darstellung des Gesamtprozesses (möglichst durch die Unternehmensleitung): Beschreibung der Ziele, Hintergründe und des Vorgehens (z. B. im Rahmen von Personalversammlungen, Teammeetings) 
• Information der Führungskräfte zum Hintergrund und zum Umgang mit den Ergebnissen (insbesondere Führungskräftebeurteilung, Bedeutung der Führungskräfte für den Gesamtprozess sowie Ableitung von qualitativ hochwertigen Maßnahmen)
• Informationen zu Ablauf und Organisation der Workshops und zum Umgang mit den Workshopergebnissen: Erklärung des Vorgehens (z. B. durch persönliches Schreiben oder Aushänge) sowie Motivation zur Teilnahme an den Workshops
• Informationen zu den festgelegten Maßnahmen und zum Grad ihrer Umsetzung 

Tipp: 
Achten Sie darauf, dass die Führungskräfte als erste Gruppe die für sie wesentlichen Informationen erhält. Ihre Unterstützung ist maßgeblich für den Erfolg des Projektes.