Schritt 2: Erfassen der Tätigkeiten bzw. Festlegen der Auswertungsgruppen

Eine gute Struktur der Auswertungsgruppen ist wichtig, um aussagekräftige Ergebnisse zu bekommen. Auswertungsgruppen sollten mind. 10-12 Beschäftigte umfassen. Bei einer Befragung machen nicht immer alle Beschäftigten mit. Um eine Auswertung durchführen zu können, müssen jedoch mindestens 7 ausgefüllte Fragebögen pro Gruppe vorliegen. 

Fragen für die Festlegung von Auswertungsgruppen:

• Wer hat dieselbe Tätigkeit bzw. arbeitet in Arbeitsgruppen zusammen?
• Wer arbeitet eng zusammen und muss sich daher öfters absprechen?
• Wer benötigt gemeinsame Lösungen, um gut zusammenarbeiten zu können?
• Wer arbeitet auf derselben Hierarchieebene und tauscht sich daher immer wieder aus? 
• Wer sollte im Anschluss gemeinsam die Befragungsergebnisse besprechen und Lösungen für mögliche Probleme finden?

Tipps zur Nutzung des Online-Tools

Wählen Sie zuerst einen Oberbegriff für die Auswertungsgruppen. Legen Sie anschließend die zugehörigen Auswertungsgruppen fest. 

Hier einige Beispiele und Möglichkeiten zur Gliederung und Benennung der Auswertungsgruppen:

• Standort, Arbeitsbereich, Gruppenzugehörigkeit oder Tätigkeit (z. B. einzelne Abteilungen, Teams)
• Strukturmerkmale bzw. Funktion (z. B. Führungsaufgabe, Innen- bzw. Außendienst)

Beispiele: 

Achten Sie darauf, dass die Anzahl der Oberbegriffe und Auswertungsgruppen nicht zu groß wird, um eine Übersichtlichkeit zu garantieren. Bedenken Sie, dass alle Beschäftigten mit der Befragung die gesamte Liste der Auswertungsgruppen erhalten und die für sie zutreffenden Gruppen ankreuzen müssen. Die Zuordnung zu Auswertungsgruppen muss daher für die Beschäftigten eindeutig sein. 

Es gibt auch Oberbegriffe, die nicht für alle Beschäftigten zutreffend sind. Hier sollten sie zusätzlich die Option „trifft nicht zu“ vorgeben. Im Beispiel sollte sich jeder Beschäftigte einem Standort zuordnen können, aber nicht einer Abteilung oder einem Team. 

Zu jeder Auswertungsgruppe können Sie nach Abschluss der Befragung eine eigene Auswertung erzeugen. Sie haben auch die Möglichkeit, Auswertungsgruppen zu kombinieren (z. B. Abteilung Produktion am Standort Düsseldorf). Allerdings werden Ihnen aus Datenschutzgründen nur Auswertungen von Gruppen angezeigt, für die mindestens sieben ausgefüllte Fragebögen vorliegen.

In größeren Betrieben können statt der Ausdifferenzierung in Oberbegriffe und Auswertungsgruppen auch mehrere Befragungen angelegt werden (z. B. eine Befragung pro Standort). Die Befragungen könnte dann auch zeitlich versetzt durchgeführt werden. 

Bedenken sie bei der Planung, dass für Ergebnisse mit einem Hinweis auf eine Gesundheitsgefahr in engem zeitlichem Abstand Lösungsworkshops für die Ableitung der Maßnahmen durchgeführt werden müssen. Auch hier ist eine flächendeckende Umsetzung in einem eng gesteckten zeitlichen Rahmen nicht immer möglich. 

Stellen Sie jedoch sicher, dass alle Arbeitsbereiche und Tätigkeiten mit der Zeit erfasst werden.

Hier noch ein paar Tipps zum Anlegen der Auswertungsgruppen:

• Einmal benannte Auswertungsgruppen können nicht wieder gelöscht werden. Sie können jedoch für die jeweilige Befragung ausgewählt oder abgewählt werden. Durch Verschieben im Auswahlfenster kann die Reihenfolge festgelegt werden, nach der die Auswertungsgruppen in der Befragung erscheinen soll. 
• Für eine bereits gestartete Befragung können ausgewählte Auswertungsgruppen nicht mehr gelöscht werden, da sonst Fehler bei der Auswertung auftreten und die Darstellung der Ergebnisse nicht mehr möglich ist. Bereits gesammelte Daten gingen so verloren. Daher empfehlen wir, die Befragungsstruktur vor der Befragung ausgiebig zu testen, um alle Beschäftigten Auswertungsgruppen zuordnen zu können.  
• Auswertungsgruppen mit einer zu geringen Teilnehmendenzahl können ebenfalls nicht ausgewertet werden.  Hier ist eine Auswertung nur auf der Ebene der Oberbegriffe möglich.