Schritt 5: Festlegen von Maßnahmen im Lösungsworkshop
Die Befragungsergebnisse bzw. ermittelten Gefährdungen werden im Lösungsworkshop nochmals konkretisiert und Lösungsideen dafür gesammelt.
Empfohlene Rahmenbedingungen für den Lösungsworkshop
- Freiwillige Teilnahme
- 7 – 10 Beschäftigte
- Zusammensetzung sollte möglichst deckungsgleich mit der Auswertungsgruppe sein
- Nur Personen einer Hierarchieebene
- Dauer ca. 3 Stunden, je nach Anzahl der Beschäftigten bzw. Themen
Moderation
- Die Moderation – allein oder im Team – sollte möglichst von neutralen Personen durchgeführt werden (z. B. andere Abteilung, externe Moderatorinnen bzw. Moderatoren).
- Sollte keine Moderation durch Außenstehende möglich sein, ist eine Besprechung der Ergebnisse durch die Führungskraft ebenfalls möglich.
- Ein wertschätzender Umgang mit den Beiträgen und Ideen der Teilnehmenden ist entscheidend für die Vielseitigkeit der Lösungsvorschläge.
Führungskraft
- Die Führungskraft sollte möglichst zu Beginn des Workshops anwesend sein. Sie erklärt das Ziel bzw. den Auftrag an die Gruppe.
- Die Führungskraft erhält die Befragungsergebnisse für ihren Arbeitsbereich, bevor sie im Lösungsworkshop mit den Beschäftigten besprochen werden.
- Es muss deutlich werden, dass die gesammelten Ideen nur Vorschlagscharakter für die Ableitung von endgültigen Maßnahmen besitzen. Die Konkretisierung der Maßnahmen und die Überprüfung der Umsetzungsmöglichkeit kann nur im Anschluss an den Workshop erfolgen.
Ablauf des Lösungsworkshops
Der Workshop gliedert sich in fünf Abschnitte:
1. Begrüßung und Einführung
2. Darstellung der Befragungsergebnisse
3. Belastungssituationen beschreiben und Lösungsideen sammeln
4. Was läuft gut bei uns?
5. Abschluss und Ausblick
Eine Empfehlung zur Durchführung der Lösungsworkshops können Sie dem Ablaufplan entnehmen.
Dauer des Workshops: ca. 3 Stunden
| Inhalt | Vorgehen/ Zuständigkeiten | Zeit in Min. |
|---|---|---|
| Begrüßung,
Ablauf der Veranstaltung
Hintergrundinformationen zu Gefährdungen durch psychische Belastung | Führungskraft begrüßt die Teilnehmenden und gibt Informationen zur Zielstellung der Veranstaltung. Sie erteilt den Beteiligten einen klaren Auftrag für die Veranstaltung: Ziel der Gefährdungsbeurteilung ist die Reduzierung von Gesundheitsgefährdungen durch die Arbeit. Weitere Informationen finden Sie im Merkblatt A019. | ca. 20 |
| Darstellung der Befragungsergebnisse | ||
| Vorstellung der Ergebnisse und Erstellen eines Themenplans | Präsentation der Befragungsergebnisse:
Erfahrungsgemäß können ca. 5-6 Themen im Rahmen des Workshops besprochen werden. | ca. 15 |
| Belastungssituationen beschreiben und Lösungsideen sammeln | ||
| Konkretisierung der Themen | Die Belastungsfaktoren/Themen werden nacheinander mit der Frage diskutiert: Was sind typische Situationen, in denen sich das Problem zeigt? Die genannten Situationen werden beschrieben und schriftlich festgehalten. Durch die Situationsbeschreibungen können alle das Problem besser verstehen, um Lösungen zu suchen. | ca. 100 incl. Pause |
| Sammlung von Ideen | Für jede beschriebene Belastungssituation werden Lösungsideen gesammelt und auf Karten notiert. Alternative 1: Lösungssuche in der Großgruppe Nach jeder beschriebenen Belastungssituation werden gleich mögliche Lösungsideen mit der gesamten Gruppe gesucht. Alternative 2: Lösungssuche in Kleingruppen (insbesondere für heterogene Gruppen aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen geeignet) Die Belastungssituationen werden auf die Kleingruppen verteilt. Die Beschäftigten entscheiden selbst, für welches Thema sie Ideen sammeln wollen. Im Anschluss werden die Lösungsideen in der Großgruppe vorgestellt. Fragen für die Lösungssuche: Was muss konkret getan werden, um die Situation zu verbessern? Was können wir (das Team und jeder bzw. jede Einzelne) tun? | |
| Zusätzliche wichtige Themen | Besonders wichtige und noch nicht besprochene Situationen werden am Ende nochmals abgefragt: „Gibt es noch wichtige Situationen, die besprochen werden sollten?“ Zusätzliche Situationen werden aufgenommen und entweder sofort besprochen oder als noch offene Punkte im Anschluss der Führungskraft übergeben. | ca. 15 |
| Priorisierung der Lösungsideen | ||
| Priorisierung der Lösungsideen | Die Lösungsideen werden zusammengefasst und priorisiert: „Welche Lösungsideen haben aus Ihrer Sicht die beste Wirkung?“ „Welche Ideen sind schnell umsetzbar?“ | ca. 10 |
| Was läuft gut bei uns? | ||
| Positive Aspekte festhalten | An jedem Arbeitsplatz gibt es auch positive Aspekte. Diese werden auf Flipchart festgehalten. „Was läuft gut bei uns?“ | ca. 10 |
| Abschluss des Workshops | ||
| Abschluss und Ausblick | Die Beschäftigten bestätigen die festgehaltenten Ergebnisse. Sie werden an die Führungskraft weitergegeben. Das weitere Vorgehen und der Umgang mit den Ergebnissen wird erläutert; Auf die Vertraulichkeit der Gespräche im Workshop wird nochmals hingewiesen und Rückmeldung zum Workshop gegeben. | ca. 10 |
Dokumentation der Workshopergebnisse
Im Anschluss an den Workshop sollten Sie die Workshopergebnisse festgehalten werden. Wir empfehlen, die Diskussionsinhalte und Ergebnisse wie folgt zu dokumentieren:
- Belastungsfaktor und Risikobewertung aus der Befragung
- Typische Situationen für die thematisierten Belastungsfaktoren
- Allgemeine Lösungsideen
- Lösungsideen bezogen auf jede einzelne Person bzw. das Team
Ableitung von Maßnahmen
Für die Festlegung der Maßnahmen gilt das sogenannte STOP-Prinzip. Auch bei Schutzmaßnahmen zur Reduzierung von Gefährdungen durch psychische Belastung sollten technische und organisatorische Maßnahmen vor personenbezogenen Maßnahmen stehen. Ziel ist die gesunde Gestaltung der Arbeitsbedingungen.
Im Merkblatt A 017 sind die GDA-Gestaltungsziele sowie Schutzmaßnahmen zu den Belastungsfaktoren aufgeführt.
Zu Merkblatt A 017 in den Medienshop wechseln
Weitere Beispiele für Maßnahmen aus den Brachen der BG RCI zu einzelnen Belastungsfaktoren finden Sie im Anhang unseres Merkblattes A 019.
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Hier noch ein paar Tipps für die Festlegung von Maßnahmen:
- Achten Sie bei der Festlegung auf eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Maßnahmen. Nutzen Sie hierfür auch mögliche Unterschritte. Je konkreter Maßnahmen formuliert sind, desto wahrscheinlicher ist ihre Umsetzung. Ein Beispiel hierzu finden Sie im Merkblatt A 019.
- Vorschläge, die nicht direkt von der Führungskraft umgesetzt werden können, werden an den Steuerungskreis bzw. die Geschäftsführung weitergeleitet. Hier wird entschieden, welche übergreifenden Maßnahmen umgesetzt werden.
- Der endgültige Maßnahmenkatalog wird mit den Beschäftigten besprochen. Dabei werden sie sowohl über die geplante Umsetzung von Maßnahmen als auch über die Gründe für nicht umsetzbare Lösungsideen aus dem Workshop informiert.
Dokumentation der abgeleiteten Maßnahmen
Für die Dokumentation der festgelegten Maßnahmen kann z. B. das Arbeitsblatt C2 aus dem Merkblatt A 016 verwendet werden.
Zu Merkblatt A 016 ins Downloadcenter wechseln
In der Dokumentation sollten folgende Punkte festgehalten werden:
- Belastungsfaktor und Belastungssituation
- Risikobewertung aus der Befragung
- Schutzmaßnahmen
- Verantwortliche Person
- Termin für die Umsetzung und Wirkungskontrolle
