Vorbereitung und Planung

Der Prozess der Gefährdungsbeurteilung und seine Steuerung spielen für den Erfolg der Beurteilung psychischer Belastung eine besondere Rolle. Dieser setzt eine gute Vorbereitung und Planung voraus und muss am Anfang des Prozesses stehen. 

Steuerungskreis
Achten Sie darauf, dass alle beteiligt werden, die sich mit den Themen Arbeitssicherheit und Gesundheit beschäftigten. Dazu gehören: 

• Die Unternehmensleitung/ Inhaber bzw. Inhaberin
• Führungskräfte
• Personal-/Interessenvertretung
• Sicherheitsfachkräfte
• Betriebsärzte und Betriebsärztinnen
• Vertreterinnen und Vertreter des Gesundheitsmanagements
• Weitere Beauftragte bzw. Ansprechpersonen aus dem Kreis der Beschäftigten

Nutzen Sie möglichst bestehende Strukturen z. B. den Arbeitsschutzausschuss. 

Der Steuerungskreis setzt Ziele, plant und lenkt den Prozess der Gefährdungsbeurteilung. Er legt Rahmenbedingungen fest und schafft Voraussetzungen personeller und finanzieller Art, um den Prozess vollständig und für alle Beteiligten erfolgreich zu durchlaufen. 

Qualifizierung der Beteiligten
In der Praxis zeigt sich, dass viele Beteiligte sich noch wenig mit psychischer Belastung befasst haben. Informieren und qualifizieren Sie zu Beginn die beteiligten Akteure. Das spart Zeit und verhindert Hindernisse bei der Umsetzung des Prozesses. 

Zentrale Ansprechperson
Eine zentrale Ansprechperson für die Beschäftigten und Führungskräfte ist wichtig, um den Kontakt zwischen Steuerungskreis und Beschäftigten während des Prozesses zu halten. Probleme und Fragen seitens der Beschäftigten können geklärt werden. Gleichzeitig können die Ideen und Ziele der Steuerungsgruppe an die Beschäftigten übermittelt werden. 

Projektplan 
Erstellen Sie einen Projektzeitplan, sobald die Akteure feststehen. Legen Sie die Meilensteine im Zeitplan fest. Wann findet die Befragung in welcher Arbeitseinheit statt? Wann finden die Auswertung und die Rückmeldung der Ergebnisse statt? Wann startet die Umsetzung der Maßnahmen? Legen Sie einen Starttermin für das gesamten Prozess fest und führen Sie den Zeitplan konsequent durch.

Information und Kommunikation 
Die Information über die Gründe und Ziele sowie über das Vorgehen in der Gefährdungsbeurteilung sind der Schlüssel, um die Beschäftigten für das Projekt zu gewinnen. Nur wenn das Vertrauen der Beschäftigten gegeben ist, wird es möglich sein, gute und aussagekräftige Ergebnisse zur psychischen Belastung zu erhalten. Aussagekräftige Ergebnisse aus der Beschäftigtenbefragung sind die Voraussetzung für wirkungsvolle Maßnahmen. 

Machen Sie deutlich: die Beschäftigten, ihre Meinungen und Ideen sind Ihnen wichtig!

Weisen Sie bereits zu Beginn des Projektes darauf hin, dass im Anschluss an die Befragung Workshops zur Ableitung von Maßnahmen folgen. 

Folgende Informationsschritte sind wichtig: 

• Darstellung des Gesamtprozesses möglichst durch die Unternehmensleitung: Beschreibung der Ziele und Hintergründe sowie des Vorgehens z. B. im Rahmen von Personalversammlungen, Teammeetings 
• Information der Führungskräfte zum Hintergrund, zum Umgang mit den Ergebnissen -insbesondere der Führungskräftebeurteilung, zur Bedeutung der Führungskräfte für den Gesamtprozess und die Ableitung qualitativ hochwertiger Maßnahmen
• Information zu Beginn der Befragungsphase: Erklärung des Vorgehens z. B. durch persönliche Schreiben oder Aushänge, Motivation zur Teilnahme an der schriftlichen Befragung und den anschließenden Workshops 
• Information zum Beteiligungsgrad an der Befragung: Aufruf zur Beteiligung durch persönliche Ansprache in den einzelnen Arbeitseinheiten, durch Erinnerungsmals oder Aushänge 
• Information der Führungskräfte zu den Befragungsergebnissen: Zuerst sollten die Führungskräfte die Ergebnisse für das Gesamtunternehmen und die eigene Arbeitseinheit erhalten
• Information der Beschäftigten zu den Befragungsergebnissen des Gesamtunternehmens und der eigenen Arbeitseinheit. Erklären des weiteren Vorgehens zur Maßnahmenableitung (Workshops)
• Information zu den festgelegten Maßnahmen und kontinuierliche Information zum Grad ihrer Umsetzung 

Tipp: 
Achten Sie darauf, dass die Führungskräfte als erste Gruppe die für sie wesentlichen Informationen erhält. Ihre Unterstützung ist maßgeblich für den Erfolg des Projektes.