UV-Meldeverfahren – Lohnnachweis Digital
Mit dem digitalen Lohnnachweis melden Sie oder ein von Ihnen beauftragter Dritter (zum Beispiel Steuerberater oder Steuerberaterin) das beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die geleisteten Arbeitsstunden sowie die Anzahl Ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe SV-Meldeportal an uns. Wir berechnen auf dieser Basis die Beiträge und Sie erhalten im kommenden Jahr zur gewohnten Zeit den Beitragsbescheid bzw. bei elektronischem Bescheidabruf eine entsprechende Benachrichtigung per Mail.
Das elektronische Lohnnachweisverfahren findet seit dem Beitragsjahr 2018 Anwendung und erweitert das DEÜV-Meldeverfahren zur Sozialversicherung.
Stammdatenabruf und Lohnnachweis
Für den Stammdatenabruf und den Lohnnachweis 2025 sind die im Veranlagungsbescheid ausgewiesenen Gefahrtarifstellen zusammen mit der - unveränderten - Betriebsnummer (BBNR) der jeweiligen Branche der BG RCI maßgeblich.
Der Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrags, den Unternehmen für den Unfallversicherungsschutz ihrer Beschäftigten jährlich zahlen.
Es ist ausschließlich über die aktuelle Version eines systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms oder über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe (z.B. SV-Meldeportal) möglich.
Für das UV-Meldeverfahren benötigen Sie folgende Zugangsdaten:
- Betriebsnummer Ihres UV-Trägers (BBNR-UV) --> diese finden Sie auf der Seite Betriebsnummern.
- Unternehmensnummer (UNR.S)
- PIN
Näheres entnehmen Sie bitte unserem Schreiben „Zugangsdaten für das elektronische UV-Meldeverfahren“.
Sollte Ihnen dieses Schreiben nicht vorliegen, schreiben Sie bitte eine E-Mail an mitglied(at)bgrci.de und fordern die Daten erneut an.
Tipp: Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden.
Die Meldungen der Arbeitsentgelte können ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen vorgenommen werden.
In drei Schritten zur Abgabe des digitalen Lohnnachweises (bei Nutzung eines Entgeltabrechnungsprogramms)
- Stammdaten abrufen
Zuerst rufen Sie – falls noch nicht geschehen – über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm die für Ihr Unternehmen gültigen Stammdaten für das betreffende Jahr ab. Hierfür brauchen Sie Ihre Zugangsdaten.
- Stammdatenantwort verarbeiten
Übernehmen Sie die zurückgemeldeten Stammdaten in Ihr Entgeltabrechnungsprogramm und sorgen Sie dafür, dass jedem/jeder Beschäftigten die zutreffende Gefahrtarifstelle zugeordnet ist.
- Digitalen Lohnnachweis abgeben
Nach der Datenübernahme melden Sie den digitalen Lohnnachweis aus Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm. Bei erfolgreicher Datenübermittlung erhalten Sie eine Übermittlungs- und Verarbeitungsbestätigung (Quittung), die Sie über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm abrufen können.
Hat Ihr Unternehmen mehrere Stellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, muss jede dieser Abrechnungsstellen einen Stammdatenabruf durchführen und den Lohnnachweis abgeben. Die BG RCI erwartet für jeden Abruf einen Teil-Lohnnachweis und fasst diese zur Beitragsberechnung im Beitragsbescheid zusammen.
Digitaler Lohnnachweis ohne Entgeltabrechnungsprogramm:
Wird in Ihrem Unternehmen kein Entgeltabrechnungsprogramm genutzt, ist der digitale Lohnnachweis über die systemgeprüfte Ausfüllhilfe einzureichen. Dort werden die Stammdaten des Unternehmens automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen. Eine eigenständige Abfrage ist nicht notwendig.
Eine Kurzanleitung zur Abgabe des UV-Lohnnachweises über das SV-Meldeportal finden Sie hier: SV-Meldeportal (Download als PDF).
Weitere Informationen:
Detailliertere Informationen zum digitalen Lohnnachweis und zum UV-Meldeverfahren bietet die Broschüre "Lohnnachweis digital - Informationen und wichtige Termine zum UV-Meldeverfahren der Unfallkassen und Berufsgenossenschaften“ oder die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV).
Systemgeprüft bedeutet, dass das Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe für manuell erzeugte Daten durch die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) geprüft und anschließend zertifiziert wurde. Insbesondere für Unternehmerinnen und Unternehmer, die kein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, stellt z. B. die ITSG für manuell erzeugte Daten als zertifizierte Ausfüllhilfe das SV-Meldeportal zur Verfügung.
Ausfüllhilfe – das SV-Meldeportal:
Die Sozialversicherungsträger stellen den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern und Selbständigen nach § 95a Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) insbesondere für Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge eine allgemein zugängliche, elektronisch gestützte und zertifizierte Ausfüllhilfe zur Verfügung. Über diese Ausfüllhilfe können Unternehmerinnen und Unternehmer ihre Meldungen der Beitragsgrundlagen bzw. Lohnnachweise gemäß der §§ 99 ff. SGB IV an die gesetzliche Unfallversicherung übermitteln.
Weitere Informationen und den Zugang zum neuen SV-Meldeportal.
Die Beitragspflicht der Arbeitsentgelte richtet sich grundsätzlich nach den Bestimmungen der §§ 14 und 17 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch – SGB IV – und der Sozialversicherungsentgeltordnung – SvEV.
Arbeitsentgelte sind demnach alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden (§ 14 Abs. 1 SGB IV).
Im Folgenden finden sie die aktuellen Arbeitsentgeltkataloge:
Die Zuordnung von Arbeitsentgelten regelt der für das Meldejahr gültige Gefahrtarif.
Sofern Sie keine Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen (einschließlich Aushilfen) beschäftigen, ist es nicht erforderlich, einen elektronischen Lohnnachweis abzugeben. Sollten Sie bereits einen Stammdatenabruf vorgenommen haben, müssen Sie diesen bitte in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm stornieren.
Hat ein Unternehmer einen Lohnnachweis zu erstellen, hat er diesen bis zum 16. Februar des Folgejahres an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu übermitteln (vgl. § 99 SGB IV).
Der Abruf der Stammdaten ist frühestens ab dem 1. November für das folgende Meldejahr möglich.
